isao/yamanaka/ 10月 25, 2018/ 文房具/ 0 comments

小冊子セパレート手帳の中身をExcelで作った

 ちまちまと作り上げてきた小冊子セパレート手帳。3種類の小冊子を綴じ込み、必要に応じて増やしたり減らしたりできるような形になりました。


 以前の手書き手帳の拙さを改善するために、今回からはExcelでリフィルを作成しています。今回はそのあたりのお話をば。

リフィルに統一感を持たせるためには「最小単」

 手帳全体の統一感を出すにはどうしたらいいんだろうか、と考えていました。冊子ごとにバラバラだっていいのですが、できれば市販の手帳のように、手帳としての流れが欲しいなと贅沢にも思ってしまったのです。
 とりあえず作りながら考えるかーとExcelを開き、ページサイズを設定して、罫線を引き……。待って、この罫線を全リフィルで同じような雰囲気にしたらいいのではないだろうか。ええと、つまり、最小単位を統一することで全体の統一感が出るのではないかということです。いろんな大きさの積み木で作ったお城より、全て5cm角の立方体で積み上げたほうが整然としていて威厳が保てるのではないか、という思考です。

用紙サイズを追加しておく

 我が家のプリンターEPSON EP707Aは、デフォルトサイズの中にB6やB7がありません。ですので、ちゃちゃっとユーザー定義サイズとして追加しておきます。断ち切りなどは設定せず、B6、B7正寸です。リフィルはB7ですので、ExcelのページサイズをB7にします。
 余白はできるだけ狭くしました。少なくとも端から6mm範囲以内には印刷されるらしいということを、システム手帳リフィル作成のときに知りました。EPSON EP707AでB7、余白少な目にしたところ、最終的には余白3mm程に落ち着いたようです。ここにプリンターの印刷不可能領域が追加されます。印刷結果を見ると、余白が6mmぐらいですので、印刷不可能領域は2〜3mmぐらいなのでしょうか。

方眼をベースにリフィル作成

 印刷サイズをB7にして印刷される範囲が分かったら、ひとまず方眼を作成します。手帳のサイズがB7と小さめなので、方眼をあまり大きくしてしまうと罫線が引きにくくなってしまいます。ですので今回は1マス0.35cm四方に設定しました。3.5mmですね。方眼の寸法よりも、縦横に必要な方眼数を設定して、そこから寸法を計算したほうがいいですね。
 例えば今回の仕事管理表。横に31日分のマスと、仕事内容、実際に納品した日を記入するエリアが欲しかったわけです。それを左右どういう形で配置するのか考えて、ではマス目はいくつあれば形作りやすいのか考えていきます。マンスリーやウィークリーを基準にしてもいいのですが、今回は仕事管理表のほうが細かなマスが必要だったので、こちらを基準に算出したのが3.5mmです。
 標準ビューで表示してもB7サイズ1ページにどこまでが印刷されるのかは青の点線で教えてくれますが、ちょっと視覚的に分かりにくい。

 そのため「ページレイアウト」に切り替えて作業をしました。こんなふうになります。

 余白を含めてバランスを見ながら編集できます。ページからマスがはみ出した!っていうのも一目瞭然。実はフォントを何度も変更したのです。フォントってフォントサイズが同一であっても微妙に大きさが変わるので、フォントを変えると枠に入り切らないor枠が拡大されるなどなどでかなり手間取りました。ページビューにしておくと、あとから「あ!」ってことがありません。

B7としてpdf出力

 Excelからそのままpdf出力をして保存。このとき、pdf化される順番を知らなかった私は、pdf書類になったファイルを見て唖然。並んでほしいページ順になっていなかったのです。
 失敗の原因は「見開き」です。この手帳は見開き2ページで機能しますので、Excel上でもなんとなく見開きで作成を始めていたんですね。

 pdf化(というか印刷ですね)される順序は、横ではなく縦です。Excel上の左上にあるリフィルを印刷したら、次は「下」のリフィルです。「右」ではありません。

 見開きのイメージを基準にして横並びで書類を作り、pdf化したわけですが、pdf化は下に向けてされていくので、ほんっとバラバラ。印刷設定で変更できるのかもしれませんが、もうpdf化してしまったので、Macのプレビューアプリで直しましたよ、順番を。

プレビューアプリで微調整

 Macのプレビューアプリは、pdf操作にはもってこいのアプリです。無料です。標準搭載です。今でこそpdf編集ソフトが無料で使えるようになってきましたが、ちょっと前までadobe様に多額のお布施を支払わなければ編集できなかったわけです。でもMacのプレビューはそんな時代にも気前よくpdf編集をさせてくれた太っ腹アプリです。
 さて、微調整。マンスリー・ウィークリーは初めの1ページを白紙にしました。そりゃそうだ、見開きで機能する手帳ですので、1ページ目、つまり右ページだけあっても、ねえ。というわけでプレビューを使ってブランクページを挿入しました。

 小冊子印刷は4ページ単位が基本です。4の倍数にならないと、半端な部分は勝手に余白が挿入されます。pdf化してみて4の倍数にならない場合、余白にしてしまうか、別のリフィルをもってくるか考えましょう。今回は1ページ目を余白にしたかったのでプレビューで挿入しましたが、最後の3ページとかならそのまま印刷してOK。勝手に余白を作ってくれます(余白があるものとして印刷してくれます)。

こんな中身になりました

 試行錯誤しながらリフィルを作成しました。罫線の色はグレーがかったものにして、できるだけ裏写りしないようにしましたが、淡クリームキンマリ90kはそこそこ厚みがあるので黒の罫線でも大丈夫だったかもしれません。濃いめの色で印刷したい場合はリフィル作成に入る前に、色のテスト印刷をおすすめします。罫線を引いたあとに罫線色を変更するのがとても面倒です(きっと簡単にできる方法があるはず)。

月間セパレート

 まずは月間。見開き2ページで上下2ヶ月分のブロックになっています。この中央をカッターで切るわけです。そうすると、上に月間、下に週間という形で使用できるのがセパレートの強み。注意したいのは、左ページは切る必要がないという点です。切ったって不都合はありませんが、切らないでOK。切らないほうが「ここから新しい月」と分かりやすいですよ。

 野球の予定が入ってくるので土日のブロックは広めに取りました。とはいえ用紙がB7ですからさほど大きくはありません。試合や練習の場所のみ書くだけなので私には十分。日付を手書きする形に変更するかもしれないので、いちいち土日の色を変えずに済むように「SAT.」「SUN.」のラベルには色を付けておきました。

週間セパレート

 こちらは月間と上下を入れ替えて作っています。月間は11月が上、週間は11月が下ですね。この形のセパレートでは間違えたら致命的です。

 こちらも後々日付などを手書きすることを考えて、土日の枠は色を付けてあります。月間と同じ色になっていない辺り、適当ですね。
 週間も中央をカッターで切って使います。切らないページはありません。思う存分切ってやってください。

仕事の予定管理表

 私の仕事が管理しやすいだけで、万人受けする管理表ではありませんので悪しからず。見開きで15件の案件の締切などが視覚的に把握できるようにしました。左には案件名やID、単価。日付の部分の納期や依頼日などをマーク。右端には実際に納品した日付という感じにしてあります。

 日付は青と赤で丸をつけて土日祝日が分かるようにして使っています。途中で新しい月になってしまったら適当に横線引っ張って、最下段の日付を参照して使えばいいかなと思い、下段にも日付を入れました。

トラベラーズノートに負けない!小冊子手帳の魅力

 小冊子手帳は、市販の手帳だと「トラベラーズノート」に近いでしょうか。


 トラベラーズノートには様々なタイプのノート(リフィル)が用意されていて、好きなように追加していくことができます。

 トラベラーズノートは高い!っていうイメージがあって購入を検討したことはありませんでした。実は今初めて手帳の仕組みを調べたんですが、これもゴムで固定してるんだ……(冷や汗をかいている図)。パクリじゃないんだよ、パクってないんだよ……。あ、しおり付けよう(パクろうとしてる)。

トラベラーズノートより優れている点

 小冊子手帳の良さは、追加が簡単、失敗してもそこだけ取り除けること。何ページでも追加できること。今回はセパレートにしていますが、セパレートじゃなくたって良いわけですよ。
 トラベラーズノートは、どうしても「既存のノート」になってしまい、ページ数も中身も自由ではありませんよね。MD用紙を使ったりしてるのは「いいなー」って思いますが、だったらMD用紙調達して作るわ。というぐらいに、自作の小冊子手帳は工夫次第でいくらでも、自分の理想通りの手帳に仕上げられると思っています。

今後の予定

 あとはどんなリフィルを作ろうか……と考えているところです。まずは年間ガンチャートと年間カレンダーは欲しいかな。この2つはセットで、1年終わったら廃棄できるようにすればいいと思います。あとは今後市販の手帳の情報を見ながら、こんなのあったら便利だね!っていう機能があれば追加していきたいと思います。
 全3回、お付き合いくださりありがとうございました!仕事します!

WEBメディアマネージャー・エディター・フォトライター・臨床検査技師。

デジカメワールドの認定フォトグラファー。

執筆依頼は随時受け付けています。

 

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