isao/yamanaka/ 3月 22, 2020/ Digital, 仕事のこと/ 0 comments

「Trello」でタスク管理

付箋紙

このサイトを立ち上げたときの山中(@saosaoyamayama)は、ぽっと出のWebライターでした。2019年夏にメディアの編集長になり、あれよあれよという間にそのサイト含めた複数メディアを統括するマネージャーに。

  • 紙の手帳にこだわって生きてきたうん十年にオサラバせざるを得ないタスク量!
  • 毎日追加されていく中期タスク!
  • 人員不足!

これらをうまく管理していくために紆余曲折を経てたどり着いたのが、タスク管理ツール「Trello」でした。

今回は「Trello」を使ったタスク管理方法について書いていきます。


*目次*

Trelloの全体像を把握しよう

Trelloホーム画面

アカウント作成はメールアドレス+パスワードで作成、あるいはGoogleアカウントからのログインも可能です。アカウントを作成したら早速ログインをして、ホーム画面にアクセスしてください。

Trelloの構造をざっくり説明すると、次のとおりです。

  • 大)ボード
  • 中)リスト
  • 小)カード

書類をまとめるバインダークリップをイメージしてみてください。あれが「ボード」です。そこに挟む紙が「リスト」であり、そこに貼り付ける付箋が「カード」です。

付箋の強みは「貼って剥がせる」こと。用済みの付箋は捨てることもできますし、別の紙に貼っておいて、月末に見直すこともできます。

Trelloはこれをデジタルでやってのけるシステムです。

Trelloのボードを作成

書類をまとめるバインダークリップ的役割の「ボード」。まずはこれを作成しなければ何も始まりません。

ボードを作成する

ホーム画面右下「新しいボードを作成」をクリックします。

ボードタイトル

①のボードタイトルは後から変更できます。②はボードの背景画像で、ホーム画面ではアイキャッチ的な役割を果たしています。こちらは後で設定できます。

というわけで③「ボードを作成」をクリックします。

ボード画面

「自分でやります、はい。」というボードを作成してみました。

「ボードメニューを表示」からは背景画像の変更や機能の追加、このボードで使うラベル(カラータグのようなもの)の編集などができます。

背景画像を設定しておくと、自分が今どのボードにいるのかが把握しやすくなります。ですから、できるだけインパクトが強い背景画像がおすすめです。

もしTrelloを誰かと共有して使うのであれば、ボードメニュー内に編集履歴が表示されます。

プライベート使用であればボード作製の上限数はありません。ガンガン作成して、ガンガン悩んでください。

Trelloのリストを作成

リスト追加

バインダーに挟む紙である「リスト」を作成します。ボード画面にて「リスト追加」をクリック。

リスト追加

こちらも名前は後から変えられます。今回は後で説明をする「タスクのステータスを見える化」をベースに、いくつかリストを作成してみました。

リスト一覧

このように、1つのボードにいくつものリストが作成できます。ブログ記事を書くというタスクについての安直なステータスを考えて、今回はリストを5つ作成しました。

Trelloのカードを作成

カード作成

「カード」は付箋だと思ってください。ここには実際のタスクを登録します。タスクを追加したいリストにて①「+カードを追加」、タスク名を入力して②「カードを追加」をクリックすればOKです。

カードにリミットを設けたり、詳細を設定したい場合は③の鉛筆マークをクリックします。項目がいくつかピョコンと表示されます。

しかしこれだとちょっと分かりにくいので、カード自体をクリックしてみましょう。すると以下のように表示されます。

カード詳細

右側から希望する機能を選択し、左側で編集する形です。

例えば「チェックリスト」を選択するとチェックボックスが作成できます。しかも進捗率がカラーバーとパーセンテージで表示されるスグレモノ。今回は「チェックリスト」という名称で(ここも変更可能)チェックリストを作成してみました。

「ラベル」は後述しますが、これをつけるのとつけないのではユーザビリティが段違いです。

私が1つハマってしまったのが「期限」です。カードの期限は「締切」のみが設定できます。つまり「◯日〜◯日」という形にはできません。また時間設定が必須です。設定しないとデフォルトの時間が勝手に入力されます。つまり「終日」にはできないようです。

ラベルを有効活用しよう

ラベルの活用

カードには色付きの「ラベル」が付けられます。これがめちゃくちゃ便利!ラベルを制するものTrelloを制す、と言っても過言ではないくらいです。

「カバー」はあくまで「視認性」アップ

カバー

カードの視認性をアップさせるために「カバー」という機能があります。このように1つのカードに1つの画像が設定できるわけです。

であれば、同じカテゴリーに属するカードは同じカバー画像をつければ、パッと見て分かりやすくなります。しかし以下の2点が欠点です。

  • 画像は1枚しか設定できない
  • デカイ

2つのカテゴリーに属するカードがあっても、カバーは1つしか設定できません。仕事の場合、多数のチームにまたがるタスクもあるわけで、そのタスクが誰と・どこと関係しているのかがパッと見えたほうが管理しやすくなります。

またカバー画像がデカイ。そのため1画面・1リストに表示されるカードが少なくなり、全てのリストを見るためにはスクロールが必要です。まあ、スクロールすればいいんですけどね。

Trelloの「ラベル」は自由度が高い

複数ラベル

Trelloのラベルはこのように、1つのカードに複数設定できます。また同じ色で別のラベルが作れます。

例えば黄緑色=写真関係と定義して、「一眼レフ」「フィルム」の2つのタグを作成することができます。パッと見て「写真についてのカード」だと分かり、ラベルの文字を見ればガンレフなのかフィルムカメラなのかが分かります。

次項で書きますが、このラベルがほんっとうに役に立ちます!!

Trelloを使ったタスク管理パターン4種

「タスク」とひと言で表現しても、その中身は様々です。以前は自分がやるタスクばかりでしたが、今は「人に依頼してナンボ」と言われているので誰かにタスクを依頼して報告を待つというタスクがあります。そこからつながる私のタスクがあります。

また「タスク」ではないものを「タスク」に落とし込むことができるのもTrelloの強み。つまり、何かしらの状況を「見える化」するということに関してTrelloは無敵です(多分)。

ということで、Trelloを使ったタスク管理の例を4つ挙げてみます。

1.タスクのステータスを見える化して管理

Trelloの実際

Trelloユーザーの多くが採用している管理法です。ステータスごとのリストを作成し、カードのステータスが変わったら移動させ、タスクの状況を「見える化」します。

実際に私が作ったリストは以下の通りです。

  • ToDo
  • 今日
  • 作業中
  • 依頼中
  • 代表に報告
  • 完了

全てのカードは「ToDo」にて作成します。その中から、当日やるカードを「今日」に移動させます。実際に作業に入ったら「作業中」、誰かに依頼したら「依頼中」にカードを移動させます。

依頼タスクが完了した後、私のチェックが必要であれば「作業中」に戻します。タスクが全て完了したら、必ず上司に報告しますので、「代表に報告」リストに移動させます。

1日の終わりに「代表に報告」リストを見て、報告書を作成します。終わったら「完了」リストに入れる、というのが私の現在のTrello活用フローです。

カードを左から右へ進めていくこと、時には左に戻すこと、これが自由にできるのはまさに「付箋」と同じです。でも付箋と違って剥がれてしまうことはありませんし、書き換えもできます。書き換えの履歴も残ります。

ラベル活用

仕事の全体を把握するためのボードです。全てのカードにラベルを設定しています。

サイトは全て黄緑、役割ごとの編集チームはオレンジ、本社関連はピンク、自分のタスクは青という形でラベルを作成し、関連部門を「見える化」しています。

実はラベルの色、別記事でご紹介するMacカレンダーとの連携にも役立っています。

2. タスクの担当者を見える化して管理

人別管理

私は実施していませんが、マネジメント業務をやっている方が取り入れている管理法です。チームメンバー1人につき1つの「リスト」を作成し、担当タスクをカードとして登録していきます。

チェックリスト

1つのタスクに対する子タスクは、チェックリストで管理可能です。

この管理法の良いところは、1人のメンバーが抱えている業務量が「見える化」されること。リスト内に追加されているカード量やチェックリストの進捗を見て、誰かに業務が偏りすぎていないかなどなどが確認できます。

3. Trelloをカレンダーのように使う

Trelloカレンダー化

Google chromeウェブストアにあるTrello拡張機能を使えば、このようにリストをグリッド表示できます。この機能を使って1日1リスト1ヶ月分を作成することで、カレンダーのように使用できます。

4. 人の管理

人の管理

このような感じで、今誰がどのセクションで働いているのかを「見える」化することができます。

私はこれと少しやり方を変え、スタッフ1人を1枚のカードに登録し、担当サイトや担当チームをラベルで表示しています。

スタッフに◯◯を確認する、というタスクが発生したので試しにTrelloで管理してみよう!と思い立ったわけです。

まず確認作業が必要なスタッフのみを1つのリストに集めます。それから確認依頼済み、確認済みの順番でリストを移動させていきます。誰から返事が来ているのかがひと目で分かります。

これだけで終わらないTrelloでのタスク管理

スケジュール管理

これだけなら別のツールでもできます。俗にいう「かんばん方式」というもので、様々なツールが世に出回っています。

実は私がTrelloを知ったのは結構前のこと。何度かタスクを登録して運用してみたものの、うーん…といったところでなかなか続きませんでした。

それがなぜ今Trelloに戻ってきたのか。実は様々な機能を後付けすることでとんでもなくパワーアップすることが分かったのです。

そのひとつが「ガントチャート表示」です。

WEBメディアマネージャー・エディター・フォトライター・臨床検査技師。

デジカメワールドの認定フォトグラファー。

執筆依頼は随時受け付けています。

 

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