• Reading time:1 mins read

「職業:タスク管理ツールジプシー」の山中(@saosaoyamayama)です。
以前の投稿でちらっと書いた「Notion」を使ってみました!

Notion

結果的にタスク管理ツールとしての採用は見送りましたが、タスク管理以外で大活躍中です。もちろん環境によってはタスク管理ツールとしてバリバリ使えると思います。

今回は私がNotionでやってみたことや、現在どのように活用しているかご紹介します。

タスク管理をやってみた

カレンダー表示
1ヶ月半くらいの間、タスク管理ツールとして使ってみました。

「◯◯を作る」「◯◯さんに◯◯依頼」など、基本的には期限付きのタスクを書いていました。書いている、というか「作っている」が適切でしょうか。

カレンダーにタスクを直接書き込むイメージを持っていると混乱します。

ふせんにタスクを書いて、カレンダーに貼り付けていくイメージが正解です。

ふせんの中身

付箋の中身

カレンダーの右上「New」を押すと「ページ」という名のふせんが発行されます。

タイトルにタスク内容、その下の日付を指定すれば自動的にカレンダーに入ります。

カレンダーの特定の日をクリックすれば日付が入ったページが立ち上がりますし、Newから立ち上げたページに日付を入れればカレンダーに勝手に追加されます。

こんなに気が利く人ってなかなかいない(人?)。

ちなみに「担当」「内容」といった細かな項目は自由に設定でき、後で出てくるフィルタリングに役立ちます。

ページそのものは基本的にフリースペースだと考えてください。「Press Enter to〜」のあたりをクリックすれば自由記述が可能です。

テキストだけでなく画像を入れたりリンクを貼ったりできるので、そのタスクに関連するメモや参考データなどをおいておくと便利ですよ。

毎日のメモ

newボタン
「New」の右側の三角を押すと、自分のNotionにセットされているテンプレートが表示されます。

「mtg」というテンプレートは私が日々の業務メモ用に作ったものです。「Empty page」はNewと同じですね。よく使うページはテンプレートに登録しておくと便利です。

テンプレート例

PCでの横並びブロック
手を加えたといっても「memo」と「todo」という見出しをつけただけです。①memoにはミーティングで決まった内容や走り書きのメモなどを書いて、②todoでタスクとして落とし込みます。

日付さえ入れ忘れなければ「あとから整理しなきゃ……」といったメンドクサイオバケの出現が避けられます。

これらを可能にしているのがNotionの代名詞「データベース」です。

恐るべきデータベース

データベース

Notionといったらデータベース!です。データベースがとにかくすごくて(語彙力が足りない)、データベースが使いこなせればNotionの使いみちはさらに広がります。

さて、上のキャプチャはカレンダーです。「Calendar」って書いてあるのでカレンダーです。

はい?って思うじゃないですか。どう見ても罫線が薄いただの表です。でも、カレンダーなんです。

ページ1つ1つを「データ」として扱うのがNotionの特徴。◯◯さんとMTGを書いたページも、日々のメモもそれぞれが「ページ」という1つのデータです。

例えば上記のテーブルを見て、タスクの詰まり状況は把握できません。でもカレンダー形式にすれば、タスクが密集している期間がどこなのか一目瞭然。

データに合わせて、用途に合わせて表示形式が変えられる。これがNotionのスゴイところであり、ウキウキワクワクポイントです。

データベースの表示形式変更

add a view
表示形式を変更したい場合は「+Add a view」を押します。「+Add a view」が出てこないときは見出し付近にポインタを持っていくと浮かび上がってきます。

選べる表示形式

表示形式
表示形式は現在6種類。

「Board」はTrelloでおなじみのかんばん方式です。見慣れたかんばん形式でタスクを追加して、全体を見渡したり担当者ごとにフィルターをかけたければTableに切り替えてフィルタリングすればいいですね。

例えば担当者別のページを作って、フィルタリング済みのデータベースを置いておけばいつでも参照できます。

1つのデータベースを複数のページで表示させ、ページごとに見た目を変えたい場合は工夫が必要です。基本的には全ての表示が同期されてしまうので……。

    1. ページAのデータベースをページBにリンクさせる
    2. ページAはtableにしてページBをカレンダー表示に変更
    3. ページAもカレンダーに変わっている!困る!

この辺りは別記事で紹介できればと思います。

「Gallery」というのは、ページに挿入されている画像をアイキャッチのように表示させる形式です。実はこの形式もNotionならでは。後ほどご紹介します。

WEBクリップが楽しすぎた

WEBクリップ
「後で読む」に入れたサイトは絶対に読まない、という都市伝説があります。でもNotionのWEBクリップ機能+ギャラリー表示を使えばきっと読みたくなります。

なぜなら美しいから!上のキャプチャは実際にWEBクリップ機能を使っていくつかサイトを追加した状態です。

Google Chromeの拡張機能でカンタンクリップ

拡張機能を使う
PCのWEBクリップには拡張機能が便利です。Notionの公式から出ています。

拡張機能を追加して「N」アイコンをクリック、追加したいページ(場所)を「Add to」で選択、SavePageを押せばOKです。

もちろんスマホでもカンタンクリップ

スマホでクリップ
スマホにNotionのアプリを入れておけばクリップ機能が使えます。

ブラウザの検索窓右にある矢印を押すと、連携アプリが選べますので、Notionを選択してください。PCと同様に追加するページが選択できます。

ギャラリー表示がおすすめ

クリップの表
サイトリストのデータをtable表示に切り替えてみました。驚くほど味気ない。だしを入れ忘れた味噌汁くらい味気ない。

「後で読む」の都市伝説に染まらないためにもギャラリー表示をおすすめします。

ちなみにクリップしたページを開くと、クリップしたWEBサイトには飛びません。記事内容や画像がNotionページ内で表示されます。

サイトによっては記事の半分くらいしか読み込まれていないことがあるので、Notionページ上部にあるリンクURLから元記事に飛んでいただくと良いですね。

自分のためのマニュアルを作成


もともとはタスク管理ツールとして考えていたのですが、私の環境にはマッチしませんでした。ごちゃごちゃとメモするクセがある私には、Notionの「ブロック」という概念がちょっと合わなかったんです。

改行すると新しいブロックが生成されるので、読みやすい行間が維持され、勝手に整ってくれます。でも行間をあけたくないときはExcelやスプレッドシートのようにセル内改行的な操作が必要です。

日々のタスクメモは見栄えよりも書いてある内容が重要で、できるだけスピーディーに情報を詰め込めればいい。後からじっくり読み返すことはないし、検索で引っかかってくれれば問題なし。

そう、読み返さないんです。でもNotionって読み返したくなるんです。

何度見ても美しいからマニュアルに最適

今お付き合いがあるクライアントさんは沢山のマニュアルを作っていて、内容の更新はあっても「見た目」の更新はほぼありません。

行間や見出しの作り方、インデントの仕方などを最初から決めていて、それに沿って作っています。使用する記号や色も限っているからシンプルで読みやすい。

情報量が増えがちなマニュアルはごちゃつきを排除して綺麗にしておかないと読まなくなります。読み見逃しも増えます。であれば、Notionはマニュアル作りに最適なのでは?と考えました。

調べる手間を減らすためにマニュアル作成

参考書としてNotion
業務でスプレッドシートを使うことが多い山中。最近は得意げにqueryを使って「スプシって何でもできるんスね!」と周りに言われて喜んでいます。

スプシといえばGAS(GoogleAppsScript)。KPI日次記録の自動化やチャットワークポストなど幅広く活用しています。

しかしノンプログラマーですから基礎ができていない。当然、毎度毎度同じ点でつまずいて検索に頼っていましたし、以前参考にした記事が見つからない!ということもしばしば。

いつも調べていること、分からなくなること、新しく覚えて今後絶対に使うことなどはマニュアルとしてNotionでまとめることにしました。

何度も見るから覚えられる

今の所マニュアル化したのはスプレッドシートの関数をまとめた「スプシtips」とGASのスクリプトをまとめた「GAS tips」です。スプシについては今の所queryだけですね。

皆さんお勉強なさるときに「この単語は教科書の右上の方にあったぞ……」といった感じで「ルックス」で何となく覚えていたことってありませんか?教科書の限られたページを何度も見ていたからこそ「見た目」で覚えているわけです。

今回マニュアルを作ってみて感じたのが、何度も見返すと覚える、ということです。

queryで日付指定をしたいけれどセル内の日付を使ってほしい……。今まで何度もWEBで調べてきました。参考にするサイトは日によって異なっていたと思います。本当に毎度調べていました。

マニュアル化してから、あっという間に覚えました。ルックスで「ここにシングルクォートがあったぞ」といった具合に記憶できちゃうんですね。

誰でも見やすい資料が作れる

スクリプト
Notionでは通常のテキスト以外に見出しや箇条書き、トグル(収納できる箇条書きみたいなもの)など様々なブロック位が追加可能です。

その中にある「code」というブロックは文字通りコードの記載に最適。上のキャプチャはGASのスクリプトですが、表示形式をJavaScriptにしています。言語を選択することで最適な色分けを自動でやってのけるのがcodeです。

目次
「table of contents」というブロックを追加するとページ内の見出しを自動で拾って目次を作成してくれます。もちろんアンカーつきなので、クリックすればその見出しにジャンプします。

コールアウト
青い矢印の部分は「call out」というブロックで、先頭にアイコンがつきます。ボックス型に背景色が変わっているので注意書きやポイント書きに最適です。

ブロックだけでもかなりの種類があり、「call outが使いたい!」という不純な動機でマニュアルを作り始めた人もいます(私か)。

結論:Notionは見るため・見せるために使いたい

pngアイコン
ページごとにヘッダー画像やアイコンが設定できます。ヘッダーについてはUnsplashのオシャレな画像が選び放題。アイコンはベーシックな絵文字がかなりの数揃っていますし、自前の画像も設定可能。

透過pngをアイコンとして使えるので、キャプチャのようなレイアウトもできます。ちなみにPENTAXのフィルムカメラは私物です。

もっともっとできることが沢山あります!紹介しきれないくらいです。今後も面白い使い方を思いついたらお伝えしようと思います。

S.Nakayama

一帖半執筆工房代表。 WEBコンサル・マーケ企業のフリーランスPMとして計9サイトの運営を指揮。DigitalCameraWorldの認定フォトグラファー。 WEBプロデューサー、編集者、ライターとしても活動中。

コメントを残す