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Webライターからディレクター、PM、事業部長になって、8月にサクッと降りてまいりましたわたし(@saosaoyamayama)です。

現在は、種々のサービスやコンサルをやりつつ、クライアントワークを1つだけやっています。

子どもから大人まで、知らない人いるの? な企業のメディアディレクションです。

そのクライアントは、Trelloでタスクの進行管理をしています。

個人的な使用経験があることを伝えると「じゃあ大丈夫ですね」と言われ、共有権限をいただきました。

業務を開始して、思ったのです。Trello、こんなに使いにくかったっけ?

違うんです! Trelloは悪くないんです!Trelloのよさを生かしきれない使い方のせいなんです!

Trelloのよいところ

タブレットや電卓

使いやすさ、デザインのよさ、この辺りはブッチギリですね。Notionの上だと思っています。

以下で挙げる「よいところ」は、複数人で運用する際に「この機能がないとね!」と感じる部分です。

メンション(@)がつくと通知してくれる

古い携帯電話

当然ではありますが、通知機能です。

Trelloはボード→リスト→カードの順で詳細になっていきます。

Trelloで進捗を管理する場合、進行ステータスごとのリストがあって、そのなかにタスク別カードがあり、ステータスが変わったら別のリストにカードを動かすというフローです。

自分が関与するリスト以外は見ていないかたもいるので、そんなときはメンションを付けて振り向いてもらいます。

ちょっと知恵を貸してほしいとか、お前のせいでこっちのチームがしくじったじゃないか! とか。

便利ですね。

フォローしたリスト・カードに動きがあると通知してくれる

たとえばわたしが校正担当なら、「校正」のリストに注目していればいいんです。

もしも校正担当者がわたしひとりだったら、皆さんわざわざメンションを付けてくれません。

そんなときはリストをフォローします。

フォローしたリストにカードが入ってきたり、カードに編集が加わったりすると通知が届くんです。

編集した人が「編集しました」と都度メンションを飛ばす必要はありません。

また、メンションの付け忘れという大惨事も防げますね。

ラベルがつけられる

メンションでお呼ばれしたカードには、赤いベルのマークがつきます。カードを開いて内容を確認すると、ベルのマークは消えます。

さて、どのカードにメンションがついたんだっけ……。

カードにラベルをつければ一目瞭然です。

各々が好き勝手に使った結果Trelloは……

ステータスごとのリストが作ってあって、ああ、素晴らしきかな大企業って思いました。

でも、実際にTrelloを使い始めて大混乱

今は、カード内容の一部をスプレッドシートに書き写す、というバカみたいなことをやっています。

Trelloのよいところが台無しでした。

リストにカードが入ったら対応、だからリストをフォローしたのに

わたしの担当ステータスは2つほど×2ボード。そのリストはまっさきにフォローしました。

リストにカードが入ったら対応してくださいと言われていたのですが、「◯◯さん管理分は対応なし」の例外ルールをあとで知りました。

現在は「◯◯さんカード」(◯◯さんは複数いる)が入ってきても、通知が飛んできます。

通知がうるさいからとリストのフォローを切ってしまうと、今度はメンションなしのカードに対応できません。

ステータス別リストが意味をなしていない

皆さんがメンションを付けてくれれば話は早い。でも、付ける人と付けない人がいるんです。

じゃあいい。「◯◯さんカード」の通知は仕方がない。それ以外のカードが入ってきたら片っ端から片付けようじゃないか。

ということで、クライアントに「メンションの有無にかかわらず対応します」と伝えたところ。

「メンションがないものは、管理者に、このまま進めていいか確認をとってほしい」

ん? 待て待て待て、ちょっと待って。このリストに入ってくるタスクは、最終形態のはずでは……。

連絡は2ヶ所

郷に入ったら郷に従うのがセオリーです。メンションなしのカードが入ってきたら、必ず管理者に確認します。

Trelloのいいところって、「特定のカードから連絡できる」ことだと思っています。

◯◯番の◯◯の件で質問で〜画像添付します〜、と、やらなくていい。カードを開けば、何の件で連絡が来たのか一目瞭然です。

それなのに! それなのに!

「管理者への確認は、TrelloとSlack、両方にお願いします」

メリット潰し!

ラベルが使えない

Trelloのラベル

クライアントが管理するTrelloなのでね……。あんまり勝手なことできません。

ラベルを使っている社員さんはいますが、どういうルールで付けているのか謎。

というわけで、カード内に書いてある記事IDを、自分用スプレッドシートに貼り付けます。

そうすると、クライアントの母艦シートからタイトルやら何やらを取得する作りにしてあります。

記事IDが書かれていないカードもあるんですよね……。

複数人で使うならある程度のルールが必要

これに尽きますね。

直感的に使えるツールだからこそ、皆が個性的な直感を働かせる可能性があるんです。

ルールといっても小難しいものではなく、必ずメンションを付けましょうとか、確認事項はメンション、それ以外はメンションなし、とかでもいいですよね。

チェックリストで漏れ防止

Trelloのチェックリスト

Trelloは、カード内にチェックリストが作れます。

必要事項が揃っているか必ず確認してからステータスを変えれば、問い合わせがグッと減ります。

カードはテンプレとして保存できるので、毎回チェックリストを作る必要はありません。

納期を表示すれば意識するのでは

Trelloの日付設定

作業期限に対する感度がゆるくて、とにかく驚きました。納期過ぎていても「急ぎでお願いします」と言われるのはマレです。

一つ感じたのは、Trelloのカードを見ても納期がわからないってどうなの? ということ。

カード内やカードタイトルに書いているかたもいますが、少数派です。

カードには日付設定やリマインダー機能があります。

日付を設定しておけば、カードを開かなくても日付が表示されるんです。見えるから意識する。

面倒なら、カードタイトルに書いちゃえばいいと思います。

これで納期遅延が多少は減らせるように思うんですが……。

そもそも論としてSlackとTrelloを連携させればいい

TrelloとSlack連携

仕事では主にSlackを使っていて、Trelloの通知に気付かないから、Slackにも連絡ください。

ということなんだと思います。

TrelloとSlackを連携させれば、Trelloにメンションがつく→Slackに通知が可能です。

Trelloはこうした他ツールとの連携以外にも、PowerUpっていうオプションがあります。

Trelloを使ううえで遭遇するちょっとした「やりにくさ」が、PowerUpで解消することもあるんですよね。

Trelloはチームのタスク管理に最適!それは間違いない

Trelloは個人・小〜中規模チーム向けかなと思っています。でもルールさえ整っていれば、大規模チームでも問題ないですね。

他のメッセージツールを噛ませず、1つのツールでタスクにまつわる連絡が完結できるのって、Trelloの大きなメリットです。

それに、リストやカードをフォローすることで、メンションがなくてもお知らせしてくれる点、とても気に入っています。

個人で使っていたときには気付かなかったメリットです。

ここ数年、マネージャーや事業部長の立場で、メディア運営やプロジェクト管理、人の管理、さまざまな管理フローを整える経験をしました。

基本はスプレッドシートとChatWorkです。両者をAPI連携させると、シートに動きがあったらChatWorkで通知することもできます。

そこまでしなくても、すぐ対応しないといけない個所にアラートが出ていて、明日対応すべき個所も色が変わっていて、ということもできるわけです。

使い方次第で、ただのエクセルオンライン版になったり、ちょっとしたアプリケーション代わりになったりするんですね。

便利なツールを便利に使えるかどうかは、使う人次第。そう強く感じています。

S.Nakayama

一帖半執筆工房代表。 WEBコンサル・マーケ企業のフリーランスPMとして計9サイトの運営を指揮。DigitalCameraWorldの認定フォトグラファー。 WEBプロデューサー、編集者、ライターとしても活動中。

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