Webライターからディレクター、PM、事業部長になって、8月にサクッと降りてまいりましたわたし(@saosaoyamayama)です。
現在は、種々のサービスやコンサルをやりつつ、クライアントワークを1つだけやっています。
子どもから大人まで、知らない人いるの？ な企業のメディアディレクションです。
そのクライアントは、Trelloでタスクの進行管理をしています。
個人的な使用経験はあるので問題ないと思っていましたが、業務を開始して思ったのです。Trello、こんなに使いにくかったっけ？
違うんです！ Trelloは悪くないんです！ Trelloのよさを生かしきれない使い方のせいなんです！
Trelloのよいところ
使いやすさ、デザインのよさ、この辺りはブッチギリですね。Notionより上だと思っています。
以下で挙げる「よいところ」は、複数人で運用する際に「この機能がないとね！」と感じる部分です。
メンション（＠）がつくと通知してくれる
当然ではありますが、通知機能です。
Trelloはボード→リスト→カードの順で詳細になっていきます。
Trelloで進捗を管理する場合、進行ステータスごとのリストがあって、そのなかにタスク別カードがあり、ステータスが変わったら別のリストにカードを動かすというフローです。
自分が関与するリスト以外は見ていないかたもいるので、そんなときはメンションを付けて振り向いてもらいます。
ちょっと知恵を貸してほしいとか、お前のせいでこっちのチームがしくじったじゃないか！ とか。
便利ですね。
フォローしたリスト・カードに動きがあると通知してくれる
たとえばわたしが校正担当なら、「校正」のリストに注目していればいいんです。
もしも校正担当者がわたしひとりだったら、皆さんわざわざメンションを付けてくれません。
そんなときはリストをフォローします。
フォローしたリストにカードが入ってきたり、カードに編集が加わったりすると通知が届くんです。
編集した人が「編集しました」と都度メンションを飛ばす必要はありません。
また、メンションの付け忘れという大惨事も防げますね。
ラベルがつけられる
メンションでお呼ばれしたカードには、赤いベルのマークがつきます。カードを開いて内容を確認すると、ベルのマークは消えます。
さて、どのカードにメンションがついたんだっけ……。
カードにラベルをつければ一目瞭然です。
各々が好き勝手に使った結果Trelloは……
ステータスごとのリストが作ってあって、ああ、素晴らしきかな大企業って思いました。
でも、実際にTrelloを使い始めて大混乱。
今はカード内容の一部をスプレッドシートに書き写す、という一手間をかけてミスを防いでいます。
Trelloだけで完結できない……。
リストにカードが入ったら対応、だからリストをフォローしたのに
わたしの担当リストはまっさきにフォローしました。
リストにカードが入ったら対応してくださいと言われていたのですが、「◯◯さん管理分は対応なし」の例外ルールをあとで知りました。
リストをフォローしているので「◯◯さんカード」（◯◯さんは複数いる）が入ってきても通知が飛んできます。
フォローを切ってしまうと、今度はメンションなしのカードに対応できません。
ステータス別リストが意味をなしていない
皆さんがメンションを付けてくれれば話は早い。でも、付ける人と付けない人がいます。
じゃあいい。「◯◯さんカード」の通知は仕方がない。
「メンションの有無にかかわらず対応します」と伝えたところ。
「メンションがないものは、管理者に、このまま進めていいか確認をとってほしい」
ん？ 待て待て待て、ちょっと待って。このリストに入ってくるタスクは、最終形態のはずでは……。
※追記
ここ最近、とある社員さんに「このステータス分は確認なしで対応OKですよ〜」とご連絡いただいたので、スムーズになりました。
連絡は2ヶ所
回ってきた原稿に不備があれば、必ず管理者に確認します。
Trelloのいいところって、「特定のカードから連絡できる」ことだと思っています。
◯◯番の◯◯の件で質問で〜画像添付します〜、と、やらなくていい。カードを開けば、何の件で連絡が来たのか一目瞭然です。
それなのに！ それなのに！ 管理者への確認は、TrelloとSlack、両方です。
ラベルが使えない
クライアントが管理するTrelloなのでね……。あんまり勝手なことできません。
ラベルを使っている社員さんはいますが、どういうルールで付けているのか分からず。
というわけで、カード内に書いてある記事IDを、自分用スプレッドシートに貼り付けます。
そうすると、クライアントの母艦シートからタイトルやら何やらを取得する作りにしてあります。
記事IDが書かれていないカードもあるんですよね……。
複数人で使うならある程度のルールが必要
これに尽きますね。
直感的に使えるツールだからこそ、皆が個性的な直感を働かせる可能性があるんです。だから基本的なルールだけでもあったほうがいい。
小難しいものではなく、必ずメンションを付けましょうとか、確認事項はメンション、それ以外はメンションなし、とかでもいいですよね。
チェックリストで漏れ防止
Trelloは、カード内にチェックリストが作れます。
必要事項が揃っているか必ず確認してからステータスを変えれば、問い合わせがグッと減ります。
カードはチェックリストごとテンプレとして保存できるので、毎回チェックリストを作る必要はありません。
※追記
先日チェックリストを活用している方がいて嬉しくなりました……。
納期を表示すれば意識するのでは
一つ感じたのは、Trelloのカードを見ても納期がわからないってどうなの？ ということ。
カード内やカードタイトルに書いているかたもいますが、全員ではありません。
企業によって納期に対する考え方は違います。今までのクライアントはものすごく厳しかったのですが、こちらのクライアントはとてもゆるい。
もしかすると全体的なバッファを大きく取ってあるのかもしれません。でも、リマインドが飛んでいるのはよく見かけました。
カードには日付設定やリマインダー機能があります。
日付を設定しておけば、カードを開かなくても日付が表示されるんです。見えるから意識する。
面倒なら、カードタイトルに書いちゃえばいいと思います。
これで納期遅延が多少は減らせるように思うんですが……。
そもそも論としてSlackとTrelloを連携させればいい
Trelloの通知に気付かないから、Slackにも連絡ください。ということなんだと思います。
TrelloとSlackを連携させれば、Trelloにメンションがつく→Slackに通知が可能です。
Trelloは他ツールとの連携以外にも、PowerUpっていうオプションがあります。
Trelloを使ううえで遭遇するちょっとした「やりにくさ」が、PowerUpで解消することもあるんですよね。
Trelloはチームのタスク管理に最適！それは間違いない
Trelloは個人・小〜中規模チーム向けかなと思っています。でもルールさえ整っていれば、大規模チームでも問題ないですね。
他のメッセージツールを噛ませず、1つのツールでタスクにまつわる連絡が完結できるのって、Trelloの大きなメリットです。
それに、リストやカードをフォローすることで、メンションがなくてもお知らせしてくれる点、とても気に入っています。
個人で使っていたときには気付かなかったメリットです。
ここ数年、マネージャーや事業部長の立場で、メディア運営やプロジェクト管理、人の管理、さまざまな管理フローを整える経験をしました。
基本はスプレッドシートとChatWorkです。両者をAPI連携させると、シートに動きがあったらChatWorkで通知することもできます。
そこまでしなくても、すぐ対応しないといけない個所にアラートが出ていて、明日対応すべき個所も色が変わっていて、ということもできるわけです。
使い方次第で、ただのエクセルオンライン版になったり、ちょっとしたアプリケーション代わりになったりするんですね。
便利なツールを便利に使えるかどうかは、使う人次第。そう強く感じています。
